Mùa Trung thu thường ngắn nhưng áp lực chuẩn bị lại rất dài. Chủ quán
phải chốt menu, thử món, chọn cốc và nắp, duyệt thiết kế, sản xuất, nhận
hàng rồi mới có thể chạy truyền thông. Nếu đặt toàn bộ số lượng ngay từ
đầu, quán có thể tồn nhiều cốc theo mùa khi doanh số thấp hơn dự kiến.
Nếu đặt quá ít rồi chờ gần hết mới bổ sung, đơn hàng thứ hai có thể
không kịp trước cao điểm.
Một cách thực tế hơn là đặt cốc Trung thu theo 2
đợt. Đợt đầu bảo đảm đủ hàng để chụp ảnh, đào tạo nhân viên,
chạy thử và mở bán. Đợt hai được chốt sau khi quán có dữ liệu bán thật,
nhờ đó phân bổ lại số lượng theo size và mẫu đang bán tốt.
Phương án này không có nghĩa là chia nhỏ tùy ý. Mỗi size, số màu in
và công nghệ sản xuất vẫn phải đáp ứng MOQ. Với chính sách hiện tại của
In Ấn Phượng Hoàng, cốc in 1 màu có số lượng tối thiểu từ 1.000
cái/size; cốc in nhiều màu từ 5.000 cái/size.
Vì vậy, chủ quán cần tính từ đầu xem đơn hàng có đủ điều kiện chia đợt
hay nên sản xuất một lần.
đợt
Khi nào nên chia
đơn cốc Trung thu thành 2 đợt?
Chia đơn phù hợp nhất khi quán đã có nền doanh số tương đối ổn định
nhưng chưa chắc tỷ lệ bán của menu mùa vụ. Ví dụ, quán biết tổng lượng
đồ uống mỗi ngày nhưng chưa biết khách sẽ chọn size 500 ml hay 700 ml
nhiều hơn, hoặc chưa biết mẫu cốc Trung thu có làm tăng tỷ lệ mua mang
đi hay không.
Phương án này cũng đáng cân nhắc khi quán có nhiều chi nhánh. Đợt đầu
có thể phân bổ một lượng giống nhau để đo phản ứng tại từng điểm bán.
Sau 7–10 ngày, quán điều chuyển hàng giữa các chi nhánh hoặc đặt đợt hai
theo dữ liệu thực tế, thay vì áp cùng một tỷ lệ cho tất cả địa điểm.
Nên chia 2 đợt nếu
quán có các dấu hiệu sau
- Menu Trung thu có món mới, chưa có lịch sử bán.
- Quán dùng từ hai size cốc trở lên và chưa chắc size nào là chủ
lực. - Doanh số phụ thuộc mạnh vào giao hàng, thời tiết hoặc chương trình
khuyến mại. - Có kế hoạch chạy sớm để tạo nhận biết rồi tăng ngân sách ở giai đoạn
cao điểm. - Tổng nhu cầu dự kiến đủ lớn để mỗi đợt vẫn đáp ứng MOQ của từng
size.
Không nên chia nếu mỗi
đợt đều dưới MOQ
Giả sử quán dự kiến dùng 1.600 cốc một size và chọn in 1 màu. Nếu
chia thành 800 + 800, cả hai đợt đều thấp hơn MOQ 1.000 cái/size. Trong
trường hợp này, đặt một lần 1.600 cái thường hợp lý hơn. Tương tự, mẫu
in nhiều màu dự kiến dùng 6.000 cái/size khó chia thành hai đơn 3.000
cái nếu MOQ là 5.000 cái/size.
Đừng chỉ nhìn tổng số cốc của toàn bộ menu. MOQ được tính theo từng
size và phương án in. Hai size 500 ml và 700 ml là hai mã hàng khác
nhau, dù dùng chung logo.
Cách tính số lượng đợt 1
Đợt 1 cần đủ cho bốn việc: chụp hình và thử vận hành, mở bán sớm, duy
trì bán trong thời gian chờ quyết định đợt 2, và có một lượng dự phòng
nhỏ cho hao hụt.
Công thức tham khảo:
Số lượng đợt 1 = lượng bán dự kiến mỗi ngày × số ngày chạy thử và
theo dõi × tỷ lệ dùng cốc mùa vụ × hệ số dự phòng
Ví dụ quán bán trung bình 220 ly/ngày, dự kiến 55% đơn dùng cốc Trung
thu, theo dõi 12 ngày và để dự phòng 10%:
220 × 55% × 12 × 1,10 = khoảng 1.598 cốc
Nếu quán dùng hai size, cần chia 1.598 theo tỷ lệ dự kiến. Giả sử
size 500 ml chiếm 75% và size 700 ml chiếm 25%, số lượng tương ứng là
khoảng 1.200 và 400 cốc. Khi đối chiếu MOQ 1.000 cái/size cho in 1 màu,
size 700 ml chưa phù hợp để in riêng trong đợt 1.
Lúc này, quán có ba lựa chọn thực tế:
- Dùng một size chủ lực cho toàn bộ menu mùa vụ.
- Dùng cốc in theo mùa cho size 500 ml, còn size 700 ml dùng cốc nhận
diện thường. - Tăng số lượng size 700 ml nếu dữ liệu bán cũ chứng minh có thể tiêu
thụ hết sau mùa.
Điểm quan trọng là xử lý bài toán size trước khi gửi file in. Nếu đã
sản xuất rồi mới rút bớt size, phần chi phí thiết kế, bản in và tồn kho
rất khó đảo ngược.
đợt
Khi nào chốt đợt 2?
Không nên chờ kho gần hết mới liên hệ sản xuất. Đợt 2 phải được quyết
định dựa trên tốc độ bán và thời gian cung ứng, không dựa trên cảm giác
“vẫn còn khá nhiều”.
Theo dõi ba chỉ số mỗi ngày
Số cốc dùng thực tế theo size: lấy số đầu ca trừ số
cuối ca, cộng số hỏng hoặc dùng thử. Không nên chỉ dựa vào số món trên
phần mềm bán hàng nếu một món có thể đổi size hoặc đổi loại cốc.
Số ngày tồn kho còn lại: lấy lượng tồn hiện tại chia
cho mức dùng trung bình mỗi ngày trong 5–7 ngày gần nhất.
Thời gian cần hàng: gồm thời gian chốt lại file, sản
xuất, vận chuyển và khoảng đệm nhận hàng. Cốc in 1 màu thường có tiến độ
tham khảo 5–7 ngày; cốc in nhiều màu thường 15–20 ngày, tùy thời điểm và
lịch xưởng.
Điểm đặt lại đơn giản
Điểm đặt lại = mức dùng trung bình/ngày × tổng số ngày chờ hàng + tồn
kho an toàn
Ví dụ quán dùng 130 cốc/ngày, cần 7 ngày để hoàn tất đợt bổ sung và
muốn giữ 3 ngày dự phòng:
130 × (7 + 3) = 1.300 cốc
Khi tồn kho giảm về khoảng 1.300 cốc, quán cần chốt đợt 2. Nếu là mẫu
in nhiều màu với thời gian dài hơn, điểm đặt lại phải cao hơn đáng
kể.
Đợt 2 nên giữ
nguyên hay điều chỉnh thiết kế?
Trong đa số trường hợp, đợt 2 nên giữ nguyên file đã duyệt để bảo đảm
nhận diện đồng bộ và tránh phát sinh vòng duyệt mới. Quán chỉ nên điều
chỉnh khi phát hiện lỗi rõ ràng như chữ quá nhỏ, màu logo thiếu tương
phản hoặc thông tin trên cốc không còn chính xác.
Nếu mục tiêu chỉ là tăng số lượng size bán tốt, hãy giữ nguyên màu,
vị trí logo và tỷ lệ thiết kế. Việc đổi nhiều chi tiết giữa hai đợt có
thể làm hình ảnh tại quầy thiếu nhất quán, đồng thời kéo dài thời gian
sản xuất.
Những nội dung phải khóa
ngay từ đợt 1
- Logo đúng phiên bản và không bị biến dạng.
- Màu in, mã màu tham chiếu và nền cốc.
- Size cốc, đường kính miệng và loại nắp tương ứng.
- Vùng in, chiều đọc và vị trí mối nối.
- Số điện thoại, website hoặc tài khoản mạng xã hội nếu có in trên
cốc. - Ngày cần hàng và địa chỉ giao nhận.
Lập kế hoạch theo loại cốc
và menu
Cốc nhựa trong
Cốc PET hoặc PP trong phù hợp với trà trái cây, trà sữa có tầng màu,
topping và đồ uống lạnh cần nhìn rõ sản phẩm. Khi chia hai đợt, quán nên
theo dõi thêm tỷ lệ dùng nắp bằng, nắp cầu hoặc nắp tim, vì thiếu nắp có
thể làm toàn bộ lượng cốc còn lại không vận hành được.
Hãy khóa theo hệ miệng cốc, không chỉ ghi dung tích. Ví dụ cùng dung
tích 500 ml nhưng đường kính miệng khác nhau có thể dùng nắp khác nhau.
Đơn đợt 2 phải đối chiếu đúng mã cốc và nắp của đợt 1.
Cốc giấy
Cốc giấy phù hợp với cà phê, trà nóng, cacao, đồ uống ít cần khoe màu
và concept mùa lễ thiên về cảm giác ấm. Với cốc giấy hai lớp hoặc mẫu
nhiều màu, thời gian chuẩn bị thường dài hơn lựa chọn in đơn giản. Vì
vậy quán cần chốt đợt 2 sớm hơn, hoặc đặt phần lớn số lượng ngay đợt 1
nếu mùa bán ngắn.
Menu có cả nóng và lạnh
Không nhất thiết mọi loại cốc đều phải mang thiết kế Trung thu riêng.
Một phương án tiết kiệm là chọn một hệ cốc chủ lực để in theo mùa, còn
hệ cốc phụ dùng logo thường kết hợp tem, túi hoặc sleeve đồng bộ. Cách
này giảm số mã phải đạt MOQ và giúp nhân viên dễ lấy đúng bao bì khi
quầy đông.
Bảng kế hoạch 2 đợt tham
khảo
| Hạng mục | Đợt 1 | Đợt 2 |
|---|---|---|
| Mục tiêu | Chụp ảnh, đào tạo, mở bán và đo nhu cầu | Bù size/mẫu bán tốt cho cao điểm |
| Căn cứ số lượng | Dữ liệu cũ + dự báo menu mùa vụ | Dữ liệu bán thật 5–10 ngày |
| Thiết kế | Khóa file hoàn chỉnh | Ưu tiên giữ nguyên file |
| Size | Tập trung 1–2 size chủ lực | Điều chỉnh tỷ lệ theo tiêu thụ |
| Thời điểm chốt | Trước ngày mở bán theo tiến độ in | Khi tồn kho chạm điểm đặt lại |
| Rủi ro chính | Dự báo sai cơ cấu size | Chốt muộn, không kịp cao điểm |
Checklist gửi xưởng cho từng
đợt
Trước khi xác nhận đơn, chủ quán nên gửi một bảng ngắn gồm:
- Tên loại cốc và dung tích.
- Đường kính miệng cốc, mã nắp đi kèm.
- Số lượng từng size, không chỉ ghi tổng số.
- File logo gốc và file thiết kế đã duyệt.
- In 1 màu hay nhiều màu.
- Ngày cần hàng thực tế, không phải ngày bắt đầu sự kiện.
- Địa chỉ nhận hàng và người kiểm hàng.
- Yêu cầu đóng thùng, chia chi nhánh nếu có.
Với đợt 2, cần ghi rõ “sản xuất theo file đợt 1” và gửi lại ảnh hoặc
mã đơn trước đó. Điều này giúp hạn chế nhầm phiên bản file khi quán đã
trao đổi nhiều mẫu qua Zalo.
Trung thu
Bốn sai lầm thường gặp khi
chia đơn
Chia đều 50/50 mà không
nhìn tiến độ
Nếu đợt hai cần 15–20 ngày nhưng mùa bán chỉ còn ba tuần, chia đều có
thể khiến một nửa hàng đến quá muộn. Tỷ lệ chia phải phụ thuộc vào thời
gian sản xuất và tốc độ tiêu thụ, không nhất thiết bằng nhau.
Mỗi đợt không đạt MOQ
Đây là lỗi dễ gặp nhất. Hãy kiểm tra MOQ theo từng size và số màu
trước khi lập kế hoạch. In 1 màu từ 1.000 cái/size và in nhiều màu từ
5.000 cái/size là ngưỡng cần đưa vào bảng tính ngay từ đầu.
Chỉ theo dõi cốc, quên
nắp và phụ kiện
Cốc còn nhưng hết nắp đúng cỡ vẫn khiến quầy phải đổi bao bì. Mỗi lần
kiểm kho nên theo dõi cốc, nắp, ống hút, túi ly và tem niêm phong theo
cùng một nhịp.
Chờ hết hàng mới đặt lại
Đơn bổ sung không thể xuất hiện ngay trong ngày. Chủ quán cần tính
thời gian duyệt, sản xuất, vận chuyển và tồn kho an toàn. Đặt lại theo
“số ngày tồn kho còn lại” đáng tin hơn nhìn số thùng trên kệ.
Kết luận
Đặt cốc Trung thu theo 2 đợt có thể giúp quán giảm tồn kho và phân bổ
đúng size bán chạy, nhưng chỉ hiệu quả khi tổng nhu cầu đủ MOQ và đợt 2
được chốt trước điểm thiếu hàng. Hãy bắt đầu từ menu, lượng bán mỗi
ngày, tỷ lệ size và tiến độ in; sau đó mới quyết định chia bao nhiêu cho
từng đợt.
Nếu cần kiểm tra phương án, hãy gửi menu dự kiến, số ly/ngày,
tỷ lệ size, mẫu thiết kế và ngày cần hàng cho In Ấn Phượng
Hoàng. Đội ngũ sẽ hỗ trợ đối chiếu hệ cốc–nắp, MOQ và lịch sản xuất phù
hợp.
Website: inanphuonghoang.com
Zalo/Hotline: 0965.231.969
