7 sai lầm làm đội chi phí bao bì trước khai trương

Khi chuẩn bị mở quán cà phê hoặc trà sữa, nhiều chủ quán chỉ nhìn vào đơn giá một chiếc cốc. Nhưng chi phí bao bì thực tế còn phụ thuộc vào số lượng đặt theo từng size, loại nắp, kỹ thuật in, tỷ lệ bán của menu và lượng hàng dự phòng.

Chỉ một lựa chọn sai cũng có thể dẫn đến ba khoản phát sinh cùng lúc: cốc tồn kho, nắp không khớp và phải mua bù hàng trơn với giá cao. Dưới đây là 7 sai lầm thường gặp cùng cách kiểm soát trước khi chốt đơn.

1. Chọn cốc trước khi chốt cấu trúc menu

Menu quyết định loại cốc, dung tích và số lượng cần dùng. Nếu đặt cốc trước rồi mới hoàn thiện công thức, quán có thể gặp tình trạng:

• Dung tích cốc không đủ cho đá, topping hoặc lớp kem.
• Một món cần đổi sang miệng cốc khác để phù hợp với nắp.
• Quá nhiều size nhưng mỗi size bán quá ít.
• Cùng một dung tích nhưng dùng nhiều loại thân cốc và nắp khác nhau.

Cách làm hợp lý

Trước khi hỏi giá in, hãy lập bảng gồm: tên món, dung tích thành phẩm, lượng đá, topping, loại cốc dự kiến và loại nắp. Sau đó gom các món có thể dùng chung một quy cách cốc. Mỗi quy cách được loại bỏ sẽ giúp giảm một đầu tồn kho và một lần đặt hàng riêng.

2. Chỉ so đơn giá mà bỏ qua số lượng tối thiểu theo từng size

Số lượng tối thiểu không được cộng gộp tùy ý giữa nhiều dung tích. Tại In Ấn Phượng Hoàng:

• In lụa 1 màu trên cốc nhựa hoặc cốc giấy: từ 1.000 cái/size.
• In nhiều màu trên cốc nhựa hoặc cốc giấy: từ 5.000 cái/size.

Ví dụ, quán chọn ba size và in nhiều màu thì cần tính nhu cầu cho từng size riêng. Nếu sức bán chưa đủ lớn, tổng lượng tồn có thể cao hơn nhiều so với dự kiến dù đơn giá từng cốc hấp dẫn.

Khi nào nên chọn in một màu?

In một màu phù hợp khi quán mới khai trương, cần thử sức bán hoặc có nhận diện tối giản. Logo nên rõ nét, ít chi tiết nhỏ và có độ tương phản tốt với nền cốc.

Khi nào nên chọn in nhiều màu?

In nhiều màu phù hợp khi thương hiệu đã có nhu cầu ổn định, hình ảnh phụ thuộc nhiều vào màu sắc hoặc cần thiết kế bao phủ thân cốc. Trước khi đặt, nên kiểm tra khả năng tiêu thụ đủ 5.000 cái cho từng size trong thời gian bảo quản và kế hoạch bán hàng.

3. Dàn số lượng đều cho mọi size

Một sai lầm phổ biến là chia đơn hàng thành số lượng bằng nhau cho cốc nhỏ, vừa và lớn. Thực tế, tỷ trọng bán thường lệch về một size chủ lực.

Công thức tính nhanh

Số cốc cần đặt cho mỗi size có thể ước tính theo:

Lượng bán trung bình/ngày × số ngày cần dự trữ × tỷ lệ bán của size × hệ số dự phòng

Hệ số dự phòng thường dùng để bù cho thử món, làm lại đồ uống, hư hỏng và biến động trong tuần khai trương. Quán nên dựa trên dữ liệu bán thử hoặc dự báo thận trọng, không tự cộng một tỷ lệ quá lớn chỉ vì sợ thiếu hàng.

4. Chọn cốc và nắp tách rời

Cùng dung tích không có nghĩa là dùng chung nắp. Nắp phải khớp đúng đường kính miệng cốc và đúng dòng sản phẩm.

Một số quy cách cốc nhựa phổ biến tại Phượng Hoàng gồm:

• PP miệng 95: 360ml, 500ml, 700ml; dòng 1.000ml dùng miệng 117.
• PP miệng 90: loại cứng và mềm 500ml, 700ml, 900ml; riêng 500ml và 700ml có cốc mờ và cốc trong.
• PET: 300ml–84mm; 360ml–93mm; 500ml–93mm; 500ml–98mm; 600ml–93mm; 600ml–98mm; 700ml–98mm.

Cốc giấy gồm loại 1 lớp và 2 lớp, với các form 8oz–80mm; 12oz–90mm; 16oz–90mm; 22oz–90mm; 24oz–90mm. Cốc 2 lớp có nền trắng và kraft. Tùy đường kính tương ứng, quán có thể chọn nắp cầu, nắp bằng hoặc nắp uống trực tiếp.

Cách hạn chế mua nhầm

Chốt thân cốc và nắp trên cùng một bảng quy cách. Trước khi sản xuất số lượng lớn, cần đối chiếu mẫu thực tế hoặc xác nhận rõ đường kính miệng cốc; không chỉ ghi “nắp cho cốc 500ml”.

5. Dùng một thiết kế cho mọi chất liệu mà không thử độ tương phản

Logo trắng có thể nổi bật trên cốc nhựa nhám hoặc cốc kraft, nhưng hiệu quả trên cốc trong lại phụ thuộc màu đồ uống và vị trí in. Ngược lại, màu tối dễ đọc trên giấy trắng nhưng có thể chìm trên nền kraft.

Trước khi duyệt file, nên kiểm tra:

• Logo có đủ lớn để đọc khi cầm cốc hay không.
• Nét mảnh và chữ nhỏ có phù hợp kỹ thuật in không.
• Màu mực có tương phản với cốc và màu đồ uống không.
• Vùng in có tránh đường gân, mép cốc và vị trí tay cầm hay không.

Việc kiểm tra này giúp hạn chế sửa file muộn, đổi chất liệu hoặc in lại vì nhận diện không đạt như mong muốn.

6. Bỏ sót phụ kiện trong dự toán khai trương

Cốc chỉ là một phần của bộ bao bì. Khi dự toán, quán cần tính đồng thời nắp, ống hút, màng ép, băng keo, túi và vật tư đóng gói.

Các mức đặt hàng cần lưu ý:

• In màng ép 4 màu: từ 5 cuộn.
• Băng keo in 2 màu: từ 240 cuộn.
• Ống hút bọc màng in logo: từ 50kg/size, có phi 6, phi 8 và phi 12.

Nếu chỉ chốt cốc sát ngày khai trương, quán dễ phải mua phụ kiện tạm thời không đồng bộ hoặc chia nhỏ nhiều lần giao hàng.

7. Không đặt mốc duyệt file và kiểm tra hàng

Tiến độ không chỉ là thời gian máy in chạy. Đơn hàng còn cần thời gian kiểm tra file, chỉnh thiết kế, xác nhận quy cách, sản xuất, đóng gói và vận chuyển.

Bốn mốc nên ghi rõ

1. Ngày chốt menu và quy cách cốc.
2. Ngày gửi logo hoặc file thiết kế cuối cùng.
3. Ngày duyệt nội dung in, màu sắc và số lượng theo size.
4. Ngày cần nhận hàng, có khoảng đệm để kiểm tra.

Không nên lấy ngày khai trương làm đúng ngày nhận hàng. Khoảng đệm giúp quán thử nắp, kiểm đếm, sắp kho và xử lý nếu vận chuyển chậm.

Checklist kiểm soát chi phí trước khi đặt in

Trước khi xác nhận đơn, hãy kiểm tra lại:

• Menu đã chốt dung tích thành phẩm và topping.
• Đã chọn đúng chất liệu, dung tích và đường kính miệng cốc.
• Đã tính số lượng riêng cho từng size.
• Kỹ thuật in phù hợp với MOQ và tốc độ tiêu thụ.
• Cốc và nắp được xác nhận đồng bộ.
• Logo, màu in, số điện thoại và chính tả đã được duyệt.
• Đã tính đủ màng ép, ống hút, băng keo, túi và phụ kiện.
• Ngày nhận hàng sớm hơn ngày khai trương.

Nhận tư vấn phương án bao bì phù hợp cho quán

Nếu bạn đang chuẩn bị khai trương, hãy gửi menu dự kiến, số ly bán mỗi ngày, tỷ lệ size, loại đồ uống và ngày cần hàng. IN ẤN PHƯỢNG HOÀNG sẽ hỗ trợ đối chiếu quy cách cốc–nắp, lựa chọn kỹ thuật in và ước tính số lượng phù hợp để hạn chế mua bù hoặc tồn kho không cần thiết.

• Website: inanphuonghoang.com
• Zalo/Hotline: 0965.231.969

Liên hệ sớm để có đủ thời gian kiểm tra file, chốt mẫu và chủ động tiến độ trước ngày khai trương.